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Quelques conseils lorsque vous envoyez des e-mails

Cette page ne se substitue pas à la consultation du fichier d'aide de votre ou , mais vous livre plutôt des infos que vous n'y trouverez pas.

Sommaireretour au sommaire

• Accusés de réception
• Surveillez la taille de vos pièces jointes
  • "Mon fichier est-il gros ?"
  • "Comment compresser mon fichier ?"
  • "Hé, mais pourquoi je n'ai gagné que 1% sur la  ?
  • Compresser l'incompressible
• Comment être SUR que votre destinataire verra bien la même chose que vous
• Attention au filtrage des mails par certaines messageries d'entreprise
• Ne faites pas suivre n'importe quoi à vos correspondants
• Autres types de canulars :
• Plus d'infos sur les pétitions-par-mail-qui-ne-peuvent-pas-marcher-même-si-elles-sont-sincères
• En cas de doute
• Si vous voulez vraiment rendre service
• Pour vos envois de mails en nombre, usez et abusez de la fonction Cci

Accusés de réception (AR)retour au sommaire

En fouillant un peu les options, vous avez pet-être remarqué que votre logiciel de messagerie vous permet de demander des accusés de réception et/ou lecture. Dans le principe, c'est génial. Mais en pratique, c'est peu fiable.

En clair :

• si vous recevez un AR, c'est sûr, votre destinataire (ou le serveur de de son entreprise) a reçu le message ;
• si vous ne recevez rien, il peut très bien l'avoir reçu quand même.

Donc pour être certain, il ne reste plus qu'à faire ce que vous faisiez pour votre fax : envoyez le , ensuite donnez un coup de fil pour savoir si votre est arrivé. ;o)

Surveillez la taille de vos pièces jointesretour au sommaire

En dehors du fait qu'un message au format peut devenir très, très gros sans que l'on s'en rende compte (pour en savoir plus, cliquez ici), avant de joindre un ou des fichiers à un mail, posez-vous la question suivante :

"Mon fichier est-il gros ?"retour au sommaire

Par "gros", j'entends "supérieur à environ 100 ko" (cette limite se discute, mais cela vous donne un ordre de grandeur).

La question est d'importance, car :

• un fichier gros rend le téléchargement très long pour votre destinataire (tout le monde n'a pas l'). Idem pour vous-même (au moment de l'envoi), si vous êtes relié au net par une ligne téléphonique.
• Il peut même être bloqué par l'un des maillons de la chaîne (une messagerie d'entreprise par ex., ou encore un service tel que Hotmail qui limite la taille des mails à seulement 500 ko environ).

Si la réponse est "non", ne vous cassez pas la tête et envoyez-le tel quel.

Sil la réponse est "oui", posez-vous la question suivante :

"Comment compresser mon fichier ?"retour au sommaire

Eh oui, un fichier, ça se compresse ! Et on peut diviser par 10 la taille d'un fichier Excel, Word, etc... !

Pour compresser un fichier, il vous faut un programme de . Celui-ci vous permet de compresser un ou plusieurs fichiers dans un fichier compressé dit "zip" (d'ailleurs on dit aussi "" un fichier). Le format de ZIP est de facto le véritable standard de sur les PC. Ca veut dire que si vous envoyez un fichier zippé à un destinataire aussi expérimenté que vous le serez dans 5 minutes ;o) dans le domaine des transferts par , celui-ci aura sûrement un logiciel pour le décompresser.

WinZip est le logiciel de compression/décompression souvent conseillé, mais il a l'inconvénient d'être en "shareware" (= pas gratuit). Il tournera sur votre PC, mais tant que vous ne l'aurez pas payé, il vous le rappellera par des boîtes de dialogue inopportunes. Je conseille plutôt Filzip (en anglais et allemand seulement), au moins aussi puissant et gratuit. Je conseille aussi, PowerArchiver (existe aussi en version française) mais il n'est plus gratuit (il est "shareware") depuis sa version 7 (à ce jour, les versions antérieures sont toujours accessibles). Alternative (gratuite aussi, mais un peu moins complète et vieillissante) : EnZip.

Bon, vous compressez votre fichier, le logiciel de compression vous indique même le gain obtenu en compressant, et là vous vous dites :

"Hé, mais pourquoi je n'ai gagné que 1% sur la  ?"retour au sommaire

Il faut simplement savoir que certains types de fichiers, par essence, sont déjà très compressés, donc votre ne donnera que peu de résultats. Voici un petit tableau récapitulatif, obtenu par l'expérience.

La donne de bons résultats sur...	La donne peu de résultats sur...
Les fichiers Office : Word (.doc, .dot), Excel (.xls), Powerpoint (.ppt, .pps), ... Certains fichiers exécutables (= programmes) (.exe) Les fichiers de dessin (.dxf), les fichiers de texte (.txt) Les fichiers image non compressés (.bmp, .tif, ...) Les fichiers vidéo non compressés (.avi, ...) Les fichiers son non compressés (.wav, ...)	Les fichiers image compressés : JPEG (.jpg, .jpeg), GIF (.gif), PNG (.png), ... Les fichiers vidéo compressés (.mpg, .mpeg, ...) Les fichiers son compressés (.mp3)

Remarque : dans la plupart des cas, mieux vaut utiliser un fichier image compressé (JPEG, PNG,...) qu'un fichier image non compressé (BMP,...) puis .

Compresser l'incompressibleretour au sommaire

Si le fichier que vous voulez envoyer est un fichier image compressé (JPEG, GIF, PNG...), et qu'il est décidément trop gros, vous pouvez tenter de jouer sur plusieurs paramètres :

• sa taille (hauteur x largeur) - considérez qu'en divisant largeur et hauteur par 2, on divise la taille du fichier par 4 !
• sa résolution (la "finesse" de l'image) - elle est quelquefois exagérée et on peut souvent la baisser sans que la qualité de l'affichage à l'écran en souffre.
• le nombre de couleurs - inutile d'enregistrer un dessin noir et blanc en 256 couleurs par exemple.
• sur le compromis taux de compression/qualité (réglable sur seulement certains formats graphiques, JPEG par exemple).

Mais il faut toujours tâtonner, avant de trouver le bon compromis qualité d'image / taille de fichier.

Comment faire tout cela ? Avec un éditeur d'image. Par exemple :

• Microsoft Photo Editor, fourni avec Microsoft Office depuis la version 97 (attention, il n'est pas installé par défaut : il faut donc le choisir explicitement dans les options d'installation d'Office), est simple et assez efficace.
  Pour vous mettre sur la piste, testez-y sur les fonctions suivantes :
  • Image > Redimensionner
  • Fichier > Propriétés
  • Fichier > Enregistrer sous > Bouton "Plus"
• Pour des traitement plus approfondis, ou si vous n'avez pas Microsoft Office, vous pouvez télécharger l'excellent XnView : il est gratuit et en français.

Comment être SUR que votre destinataire verra bien la même chose que vousretour au sommaire

Situation classique : vous peaufinez votre fichier Excel, Word, image, Access ou autre, vous l'envoyez par à votre destinataire, et il vous téléphone en vous disant "j'arrive pas à lire votre fichier" ou encore "il est tout bizarre sur mon écran". Bref, il n'a pas le bon logiciel pour le lire, ou pas la bonne version, ou pas la bonne config, ou pas les bonnes polices,... Les problèmes potentiels sont nombreux.

Pour éviter cela, une alternative existe : convertir votre fichier au format PDF (Acrobat), en passe de devenir un standard. Pour cela, il faut :

• que votre destinataire ait téléchargé Acrobat Reader (gratuit)
• que vous ayez un logiciel pour convertir votre fichier au format PDF : Adobe Acrobat Reader (payant, et cher !) ou PDF Creator (gratuit, et open-source).

Attention au filtrage des par certaines messageries d'entrepriseretour au sommaire

Certaines entreprises, pour des raisons de sécurité et/ou de politique d'utilisation des mails, ont mis en place des systèmes qui bloquent tout contenant des fichiers exécutables (.exe), et/ou des fichiers image (.jpg, .gif, ...), etc etc. En général, quand ils bloquent, ils en préviennent l'expéditeur, quand même.

Ne faites pas suivre n'importe quoi à vos correspondantsretour au sommaire

Si vous recevez un du genre "Faites suivre ce à 10 personnes et vous aurez un nouveau grille-pain WAP offert par Seb", c'est un canular (hoax en anglais). Ne le faites PAS suivre. Certains me diront : "Qu'est-ce que je risque à tenter ma chance ?". Certes, mais réfléchissez 10 secondes :

• Seb a-t-il les moyens de scruter, tel Big Brother, tous les e-mails circulant sur l' ?
• imaginez la logistique, les moyens de contrôle nécessaires (pour démasquer les petits malins qui le feraient plusieurs fois sous plusieurs adresses, par exemple), etc etc... !
• l'intérêt pour la boîte ?
• etc etc...

Donc, OUI, vous risquez peu... sauf de passer pour peu intelligent et plutôt naïf aux yeux de vos destinataires. Sans compter que vous en énerverez certains qu'il l'ont déjà reçu 10 fois de leur grand-tante, petit-fils, collègue, etc...

Autres types de canulars :retour au sommaire

• "dites non à l'abattage par strangulation des baleines jaunes de la mer d'Aral : mettez votre adresse en bas de ce et faites-le suivre"
• "sauvez Miguel, qui se meurt d'une verrue aux cheveux : faites suivre ce à toutes vos connaissances avec le sujet 'save Miguel', et l'Amicale de la Boule Joyeuse de Pétahouschnock financera l'intervention chirurgicale qui le sauvera en versant 1/4 de kopeck par comportant ce sujet"
• "tapez xtdhvdtfh:bj;n lukf sur votre Nokia 26468, il vous dira Papa-Maman et fera sauter tous vos PV"
• "si vous recevez le fichier JOLLY SLYP, ne l'ouvrez pas ! Il effacera tous vos fichiers, provoquera la fusion nucléaire de votre Pentium XII, et transformera votre système Kalson Gap en SLYP KANGOOROO. Le Roquefort Société et Jean-Pierre Foucauld ont confirmé qu'il s'agit d'un virus très dangereux..."

Plus d'infos sur les pétitions-par-mail-qui-ne-peuvent-pas-marcher-même-si-elles-sont-sincèresretour au sommaire

Extrait d'un mail envoyé par mes soins (je ne vais pas faire 2 fois le même travail ! ;o) ) :

En cas de douteretour au sommaire

• www.hoaxbuster.com, site en français, recense quasiment tous les canulars en français, et certains en anglais
• vmyths.com, site anglais sur les "mythes, canulars, légendes urbaines et hystéries concernant les virus informatiques" : très complet, avec aussi une très bonne page "How to spot a hoax computer virus alert"
• www.arobase.org/canulars : site en français très complet sur les canulars (et plein d'autres choses liées aux mails)

Les 2 suivants sont surtout intéressants pour les fausses alertes virus.

• www.symantec.com/avcenter/hoax.html, site anglais de l'éditeur Symantec (Norton antivirus)

• vil.mcafee.com/hoax.asp, site anglais de l'éditeur NAI (McAfee)

(liste non exhaustive, mais amplement suffisante)

Si vous voulez vraiment rendre serviceretour au sommaire

Allez cliquer chaque jour sur ces sites :

...ou d'autres idées ici : directory.google.com/Top/Society/Organizations/Fundraising/Free_Donations

Pour vos envois de en nombre, usez et abusez de la fonction Cciretour au sommaire

Mettre un destinataire en Cci fait qu'il ne figurera pas dans la liste des destinataires du , tel que le verront vos correspondants sur leurs PC. Utile par exemple lorsque vous voulez envoyer une circulaire à tous vos clients ! ;o)

Si vous ne voyez pas la case "Cci", voici comment l'obtenir : quand vous rédigez un nouveau mail, faites menu "Affichage", puis

• dans  : sélectionnez "Champ Cci"
• dans  : sélectionnez "Tous les en-têtes".

Et hop ! La case "Cci" sera dorénavant toujours présente.

Notez que rien ne vous empêche de mettre TOUS vos correspondants dans la case "Cci", et personne dans la case "A".

 

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